Über myDMScloud

So profitieren Sie von der myDMScloud

Kennen Sie das? Ein Lieferant schickt an Ihr Unternehmen regelmäßig Rechnungen per E-Mail. Diese Rechnungen werden in Ihrem Hause ausgedruckt, gehen Ihren Weg in Ihrem Hause und werden schließlich in einem Ordner abgelegt, den Sie 10 Jahre in Ihrem Archiv aufbewahren müssen. Ferner geht jede 10. dieser Rechnungen in der Datenflut verloren, wird angemahnt und ggf. gewährter Skonto geht verloren. Wussten Die zudem, dass jede Rechnung, die Sie auf elektronischem Wege empfangen revisionssicher und elektronisch archiviert werden muss?

Gesetzliche Vorgaben

Vom Gesetzgeber wurde zwar der Versand von elektronischen Rechnungen vereinfacht, jedoch hat der Empfänger große Hürden zu bewältigen. Er muss die gesetzlichen Anforderungen des § 14 UStG und der GoBD erfüllen. Im Groben heißt das, elektronische Rechnungen müssen revisionssicher und elektronisch archiviert werden. Integrität (Unversehrtheit) und Authentizität (Echtheit der Herkunft) müssen gewährleistet sein. Es reicht nicht aus die Rechnungen auf einen Datenträger zu speichern, um die Integrität und die Authentizität zu gewährleisten. Des Weiteren ist ein innerbetriebliches Kontrollverfahren einzurichten und eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Der Ausdruck einer PDF-Rechnung hat keinen Originalstatus. Diese gesetzlichen Auflagen können meist nicht erfüllt werden. Ihre Alternative ist es keine PDF-Rechnungen per E-Mail anzunehmen. Sofern Sie es doch tun, diese ausdrucken und zu Ihren Unterlagen heften, sind Sie somit bereits in die Gesetzesfalle getappt. Die nicht Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen wird im Wiederholungfall mit einem Ordnungsgeld von bis zu EUR 5.000,- geahndet! Im schlimmsten Fall führt dieses Vergehen zur Aberkennung der Vorsteuer und der GoBD.

myDMScloud in Kürze

comTeam Business Solutions bietet mit myDMScloud Geschäftsanwendungen für Enterprise Content Management (ECM) an, die über das Internet für Unternehmen aus Industrie und Mittelstand aller Größen bereitgestellt wird. Es sind keine Investitionen in Hardware oder Infrastruktur notwendig - lediglich eine ausreichend schnelle Internetverbindung. Unsere Lösung umfasst Funktionalitäten rund um das Dokumenten Management und die E-Mail Archivierung. Diese wird unter Nutzung der ELOenterprise Software des deutschen Herstellers ELO Digital Office GmbH bereitgestellt. Diese exzellente Lösung, welche sich durch umfassende Leistung aber auch einfache Bedienung und hohe Zuverlässigkeit auszeichnet, wird im deutschen Rechenzentrum der DATEV eG zur Verfügung gestellt. Alle Anwendungen benötigen lediglich einen Browser und Sie zahlen nach Nutzung - damit können Sie sofort starten.

Varianten und Schnittstellen

Archivierung Vollnutzer, beinhaltet:

• Revisionssichere Archivierung (ELO-Archiv), gemäß GoBD*.
• Zugriff auf Ihre Rechnungen zur graphischen Anzeige sowie zum Herunterladen (PDF-Format).
• Suche nach Indexmerkmalen (z.B. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferantenadressdaten) und Volltext
• Es kann eine beliebige Anzahl eigener Dokumente archiviert werden.
• Nahezu alle Dokumentenformate können abgelegt werden (MS Office, pdf, jpg, etc.)
• • Einfache Workflowbasierte Rechnungsfreigabe

* Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Sie können weitere Module sowie Varianten und erweiterte Speicherkapazität separat hinzubuchen:

Message Plus, beinhaltet:

• Rechnungsversand per E-Mail bei Eingang einer Rechnung. Die Rechnung wird als PDF versendet.

DATEV Schnittstelle, beinhaltet:

• Übertragung des PDF-Beleges an DATEV Unternehmen Online.

MDS-Schnittstelle, beinhaltet:

• Übertragung der Belege im E-Rechnungsformat an MDS.
• Archivierung der in MDS erzeugten Belege im ELO.

Externe Lieferanten Schnittstelle, beinhaltet:

• Automatisierte Belegverarbeitung ausgewählter Lieferanten.

Storage Plus, beinhaltet:

• Erweiterung der kostenfreien 5 GB um je 5 GB

Persönliche Beratung und Bestellung

Lassen Sie sich zu Ihren speziellen Anforderungen beraten. Vereinbaren Sie noch heute einen Termin zur persönlichen Beratung. Sie erreichen uns telefonisch unter +49 211 4156 7647 oder per E-Mail über mydmscloud@comteam.de. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Ansprechpartner

Bei Supportanfragen bezüglich der myDMScloud wenden Sie sich bitte an mydmscloud@comteam.de.